L’échec : Avoir oublié nos propres leçons à PEPY

Échec

Parfois, même en sachant ce qui est la bonne chose à faire, on décide de faire autrement. C’est ce qu’on fait avec les ceintures de sécurité, les régimes, les limites de vitesse, et en amour. Parfois, même, c’est ce qu’on fait avec les programmes de PEPY.

Récemment, l’un de nos programmes a subi un échec qui aurait été évitable, mais qui, nous l’espérons, nous aidera à mettre en place des systèmes qui nous éviteront de nous retrouver à nouveau devant des problèmes semblables.

Peut être avez vous entendu parler de notre programme Saw Aw Saw (SAS) , une branche de PEPY qui s’associe aux collectivités pour les aider à créer et implanter des façons pour améliorer leurs écoles primaires gouvernementales.

Afin de donner au programme une viabilité à long terme (cliquez ici pour savoir comment PEPY définit, en anglais, le terme viabilité : sustainability), SAS inclut une composante secondaire pour le développement de petites entreprises, fondée sur le principe que si les écoles arrivent à générer elles mêmes d’autres revenus, elles pourront les utiliser pour pourvoir à ce qui n’est pas fourni à leur école par leur gouvernement ou d’autres organisations de financement.

L’an dernier, l’une des écoles partenaires de SAS s’est lancée dans la culture de champignons. Elle a obtenu de bons résultats, car elle était le seul fournisseur local pour ces champignons; sa percée sur le marché s’est donc très bien passée. Avec le temps, toutefois, il lui est devenu difficile de trouver des spores de champignons, ce qui a entraîné l’abandon du programme.

Cette année, deux écoles ont décidé de lancer un programme de culture de spores, car les spores génèrent habituellement un profit net important, et cela leur permettrait d’aider les familles locales à cultiver elles-mêmes leurs champignons et améliorer la qualité de leur nutrition. L’idée semblait géniale!

Cependant, nous nous sommes investis hâtivement dans ce programme afin qu’il débute avant la fin de l’année scolaire. Nous n’avons pas suffisamment approfondi nos recherches ni supporté les communautés avec les outils et le réseautage nécessaires pour qu’elles puissent mener elles mêmes ces recherches, et nous ne disposions pas de l’expertise technique interne pour comprendre les embûches que comportait ce programme agricole.

L’une des sections du modèle de SAS offre un soutien pour les coûts reliés à la formation unique pour le développement en affaires. Nous avons donc délégué un représentant pour chacune des deux écoles à une formation sur la culture de champignons. Ce fut là notre seconde erreur importante, laquelle s’ajoutait à notre manque de recherche et allait tout à fait à l’encontre des leçons que nous avions déjà apprises :

Nous avons nous mêmes assumé tous les coûts inhérents à ce projet. Les comités de soutien aux écoles n’ont investi aucun argent dans le projet; seulement de leur temps. S’il s’agissait d’une mauvaise dépense, peu d’incitatifs les pousseraient à vouloir le démontrer ou à essayer de l’empêcher.

Également, nous n’avons délégué aucun membre du personnel de PEPY pour assister à la formation; pourtant, cela nous aurait aidés à comprendre le programme pour assurer sa continuité, et nous aurait peut être évité de gaspiller de l’argent sur de l’équipement inutile. Voyez vous, le principal élément pour cultiver les spores est un environnement de travail stérilisé. Nos recherches nous avaient permis d’apprendre les bases requises mais, avant d’inscrire des membres de la communauté à la formation, nous n’avions pas vérifié quels outils techniques, outre la formation, étaient nécessaires au succès du programme. Lorsque la communauté nous a fait la proposition d’assister à une formation sur la culture de spores, nous avons accepté cette proposition sans chercher à en savoir suffisamment sur la façon dont se déroulerait la formation.

Il s’avère que la formation portait en partie sur la méthode d’utilisation d’un des principaux outils pour la culture de spores. Cet équipement de stérilisation fonctionne, vous l’avez bien deviné, à l’électricité. Nous avions donc envoyé deux personnes habitant des communautés éloignées sans électricité à une formation pour apprendre comment utiliser un instrument électronique, et cela simplement parce qu’elles en avaient fait la demande.

C’était d’une grande négligence de notre part.

Apprentissage

L’une des leçons importantes qu’est venu renforcer ce processus provient du fait que, lorsque nous avons demandé aux membres de la communauté de retourner ces produits, ils s’y sont refusés; ils voulaient essayer de « mettre les machines sur des charbons ». Il va de soi que cette proposition, outre le danger qu’elle comportait, aurait représenté un gaspillage d’argent et d’équipement précieux. Pourquoi ne voulaient ils pas le retourner? En grande partie, c’est parce qu’ils ne l’avaient pas payé, puisque c’est nous qui l’avons fait. S’ils avaient dû prendre une décision mettant en cause leur investissement, il est fort probable que leur décision aurait été motivée par ses répercussions plutôt que par leur curiosité.

Le plan renoncera à la culture des spores; on cherchera probablement des sources d’approvisionnement en spores abordables et fiables, et les comités de soutien aux écoles pourront recommencer à cultiver des champignons pour soutenir leur programme éducatif. D’ici là, nous améliorerons notre système de recherche et de prise de décision afin d’éviter ce type de problèmes à l’avenir.

Failure

Sometimes, even when we know the right thing to do, we fail to do it. We do this with seatbelts, diets, speeding, and love, and as it turns out, we sometimes do this with PEPY programs too.

Recently one of our programs faced a failure which should have been avoidable but which will hopefully help us set better systems in place to avoid similar problems in the future.

You might have read about our “Saw Aw Saw” program, the arm of PEPY which partners with communities to help them create and implement plans to improve their government primary schools.

To build more long-term sustainability into the program (learn how we define “sustainability” at PEPY), SAS includes a small business development component. The idea is that if schools are able to generate additional income on their own, they can use this income to further develop their school beyond what the government or other fundraising efforts provide.

Last year one of the SAS partner schools decided to start a small mushroom growing business. It did quite well, as there was no other local supplier of these nutritious mushrooms, and their first rounds of sales went very well. Eventually, it became too difficult to source mushroom spores and the program stopped.

This year, two schools decided to start a spore-growing program, as spores typically generate a high net profit and in this way they could support local families in improving their nutrient intake by affordably growing their own mushrooms at home. This sounded like a great plan!

BUT we rushed into this program to try to get it started before the end of the school year. We didn’t do enough research, or support the communities with the tools and networks to do this themselves and we also didn’t have the in-house technical expertise to understand the threats to this agriculture program.

Part of the SAS model provides support for the one-off training costs which go into business development. We sent representatives from both schools to a course on mushroom growing. In addition to poor research, we made another big mistake, which goes against the lessons we have learned:

We paid for this in full. The school support committees did not have to invest funding into this project, only their time. As such, if there was a financial waste, they had very little incentive to point it out or prevent it.

We didn’t send any PEPY staff to the training, which would have helped us to understand the program into the future and might have also prevented us from wasting funds on unnecessary equipment. You see, the key to growing spores, it turns out, is a sterile working environment. We had researched this enough to know the very basics, but when signing community members up for the course, we failed to research what technical tools, apart from the training component, would be required for the success of the program. When the community came to us with a proposal to go to a nearby training on spore growing, we accepted the proposal without doing enough research on how the training would work.

It turns out that part of the training included how to use one of the key tools in spore growing. This sterilization device is, you guessed it, electricity-powered. We had sent two people who live in remote communities with no electricity to a training about how to use an electronic instrument, just because they had asked.

Big oversight.

Learning

One of the more important lessons which was reinforced through this process was that when we asked the community members to return these products, they didn’t want to and instead wanted to try to just “put the machines on coals”. Clearly, apart from being dangerous, this would have been a waste of money and a valuable tool. Why didn’t they want to return it? In large part, because they didn’t pay for it. We did. If they had been making decisions with their own funding, it is much more likely that the decisions would have been pushed by impact rather than interest.

Rather than grow spores, the plan now will likely be to search for more affordable and reliable sources of spores so the School Support Committees can go back to growing mushrooms to support their education programs. In the meantime, we’ll be sure to improve our systems of research and decision-making so that this type of problem can be better avoided in the future.